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Organiser un Festival |
La vie culturelle a une telle diversité de tons, de formes et de sujets qu’il est difficile d’aller voir tout ce qui se fait. De même, il est tout aussi ardu pour une association de montrer à tous son engouement pour la culture. Comment, alors, se faire plaisir tout en se faisant connaître ? L’idée de se regrouper, d’innover ensemble et d’exposer en commun est une solution envisageable. Le festival culturel regroupe une multitude de projets dans le but de promouvoir, d’exposer ou de proposer différentes œuvres. C’est aussi le moyen de faire se rencontrer différentes activités culturelles, de rassembler des associations de même caractère ou autour d’un même thème et d’échanger des relations. Le festival est l’occasion d’une manifestation à caractère joyeux, ludique, autant qu’informatif. |
Le cadre du festival |
| Vous devez avant tout définir le thème fédérateur de votre festival, celui qui vous permettra de rallier d’autres personnes à cette aventure. Il dépend bien entendu de ce que vous voulez mettre en place, quel(s) domaine(s) vous voulez couvrir ( musique, théâtre, cinéma, peinture, sculpture, danse, littérature…), quel parti pris artistique, quel objectif il doit atteindre, quelle durée…
Vous devez ensuite établir un programme de l’événement, cela vous aidera à vous tenir vos choix et vos décisions initiales. Celui-ci doit prendre en compte les contraintes techniques, les cachets pour les artistes éventuels et donc nécessairement un budget prévisionnel. Ce programme peut tenir lieu de dossier de présentation lors de la recherche de partenaires ou même pour la demande de location d’une salle.
En ce qui concerne les intervenants, contactez la chambre des commerces ou consultez l’annuaire des associations. N’hésitez pas à demander aux intervenants de mettre à votre disposition leur carnet d’adresse. La mise en commun des apports et des recherches est un atout qu’il faut savoir exploiter. Tout au long de la mise en place du festival, sachez tirer le meilleur parti de chacun des participants pour constituer une équipe cohérente, qui réunisse l’ensemble des compétences nécessaires. Vos rôles respectifs pourront évoluer au cours du temps mais le principal est d’entretenir un compromis entre les affinités et intérêts particuliers et la stratégie d’ensemble.
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Les partenaires financiers |
| Il vous faut choisir des partenaires en fonction du festival que vous organisez. Il est important de cibler. N’attendez pas d’avoir contacté tous les intervenants sous prétexte que vous aurez une liste plus propice à attirer les fonds. Vous risquez de perdre un temps précieux et de faire capoter le festival. Sachez aussi qu’un partenariat associatif aura plus de poids qu’une association individuelle pour demander une grosse somme.
L’examen attentif des deux paramètres suivants vous permettra de faire des propositions recevables : vos besoins et les caractéristiques de votre interlocuteur ( ce qu’il propose, ses actions…).
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Les intervenants |
| Un accueil spécifique des intervenants doit être mis en place. Leur défraiement est par exemple à prendre en compte dans le budget. Choyez les, ils sont la fibre de votre festival ? vous devez les mettre à l’aise. Cependant, il faut prévoir les désistements éventuels. Ce n’est pas facile mais vous devez l’envisager et garder des solutions de secours. Un des moyens de prévenir ce genre de désagrément est de transmettre la liste des autres intervenants. Cette solution vous évitera d’avoir à demander à chacun s’il y a quelqu’un qu’ils ne souhaitent pas croiser au festival. |
La législation |
| La réglementation en matière d’organisation de spectacles est très précise et contraignante. Pour que tout se passe bien, n’essayez pas de passer entre les filets de l’URSSAF, de la SACEM, de la préfecture ou même des douanes. Renseignez- vous bien pour savoir à qui verser des droits en fonction des formes de votre festival.
Au sujet de la licence entrepreneur de spectacle, reportez-vous à la fiche du même nom.
Un autre point à ne pas négliger, la sécurité. Tout spectacle doit être normalement autorisé par le maire. Ces autorisations doivent être demandées suffisamment à l’avance et sont attribuées en principe après une visite de sécurité. Si vous utilisez un lieu inhabituel, il vous faudra obtenir en outre un avis favorable de la Commission de sécurité pour l’accueil de public.
Le troisième point dont il faut tenir compte est l’assurance. Il est obligatoire de souscrire une assurance responsabilité civile et dommages couvrant les dégâts matériels occasionnés à la salle, dégâts des biens et sinistres occasionnés aux personnes accueillies. Au plus tard, les assurances doivent être souscrites le jour de la manifestation. Mais il bon d’y penser avant, certains loueurs demandent les assurances avant de signer les contrats de location, par précaution.
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La logistique |
| Une fois vérifié que votre festival est viable financièrement, bien composé, séduisant et respectueux de la législation, il vous reste à prendre en charge un certain nombre de tâches logistiques. Il s’agit aussi bien de l’équipement du lieu, l’organisation du service d’accueil, l’installation des artistes, le suivi technique de l’ensemble de la manifestation, l’hébergement, les transports. C’est aussi la mise au point de la billetterie : tout d’abord, prévoyez le fond de caisse, ensuite les billets doivent comporter le tampon de votre structure, le prix des places et le numéro du billet. Vous devez conserver toutes les souches des carnets ainsi que les relevés journaliers de recettes. Par ailleurs vos billets doivent avoir trois volets : le talon, le billet en deux parties ( une pour le contrôle organisation, une pour le spectateur). Le talon quant à lui peut vous être réclamer par un contrôleur du fisc, pendant ou après la soirée.
Vous devez aussi penser à la buvette. Il existe deux types de licence pour les débits de boissons occasionnels et elles sont délivrées par la préfecture. La première concerne les boissons sans alcool, la seconde le vin, la bière, le cidre et les vins entre 1 et 3d degrés d’alcool. L’ouverture d’un débit de boissons nécessitant une licence 2 entraîne le paiement d’une taxe.
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La communication |
| Il vous faut ensuite faire venir du monde à votre festival culturel. Les supports de la promotion doivent être adaptés au public que vous voulez toucher : tracts, affiches, médias….La presse régionale et les revues spécialisées doivent être absolument prévenues de l’événement et sollicitées pour le couvrir. Il faut déterminer précisément le message que vous voulez faire passer. Tout commencera par la création d’un logo, d’un graphisme particulier qui se trouvera sur tous vos supports. Choisissez le simple et visible. Prenez en compte les délais de fabrication et le temps nécessaire à la circulation de l’information. Pour la presse, n’oubliez pas que chacun a sa ligne éditoriale propre, et que de la présentation de l’événement dépendra sa diffusion.
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