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Le Dossier de Presse |
A l'instar de l'entreprise, la communication est un élément vital pour l'association, alors même que ses moyens sont réduits. Le coût d’une publicité nécessaire peut s’avérer élevé tandis qu’un article de journal ne vous coûtera absolument rien, si ce n’est un peu de temps, et aura un fort impact.
C’est la raison pour laquelle, pour tout événement que vous organisez et sur lequel vous voulez communiquer, vous devez mettre en place un dossier de presse.
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A qui s'adresse le dossier de presse? |
| Les premières personnes concernées par le dossier de presse sont évidemment les journalistes et les radios ou plus généralement les personnes ou organismes que nous réunirons sous le terme « prescripteurs », c’est à dire toute personne susceptible d’orienter vers vous un public nouveau et plus vaste.
La plupart des évènements organisés par les associations n’ont qu’une portée locale. Cela ne sert donc à rien d’envoyer des dossiers à la presse nationale. Vous devez cibler de préférence la presse locale et régionale (quotidien, hebdo et gratuit). Pensez aussi à tous ce qui est de l’ordre du site web avec contenu rédactionnel.
Les radios auxquelles vous allez envoyer des dossiers de presse vont être choisies en fonction de deux critères : la zone d’émission et les auditeurs. Vous allez, là aussi, vous concentrer sur les radios locales mais pas seulement. De nombreuses grandes radios nationales possèdent des créneaux horaires régionaux, ne les oubliez pas ! Vous devez également cibler la radio en fonction du public que vous désirez toucher (prenez en compte leur âge et leurs goûts).
Enfin, si votre projet est ambitieux, pourquoi ne pas contacter les chaînes de télévision locales et France 3 Région. Notons qu’avec l’avènement de la TNT, les télés locales sont amenées à se développer et à varier leur contenu. Soyez là pour les y aider.
Votre dossier de presse peut aussi avoir une toute autre utilité : il peut éventuellement être lu par des investisseurs potentiels (aides, sponsors, subventions) pour présenter votre projet et garantir son sérieux.
Vous voyez donc que la rédaction du dossier de presse n’est pas à prendre à la légère tant les retombées peuvent être importantes.
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Principes de base pour rédiger un dossier de presse |
| Votre principal objectif : capter l’attention des journalistes.
Chaque jour, les journalistes reçoivent et doivent lire des dizaines de dossiers de presse, entre autres documents. Il est donc vital que votre dossier de presse fasse mouche.
La première évidence est de ne les solliciter que si vous avez quelque chose à leur mettre sous la dent. Tout ce qui est interne à l’association n’intéresse pas les journalistes tandis que les évènements publics oui, puisqu’ils sont susceptibles de satisfaire les lecteurs.
Le titre de votre dossier doit être accrocheur doivent retenir l’attention du journaliste. Mettre des intertextes ainsi que des sous- titres est un moyen de susciter ou de relancer l’intérêt de votre lecteur. Les moyens d’interpeller sont nombreux : titre sous forme de question, des points de suspension…
Pour rendre votre dossier le plus attrayant possible vous devez en soigner la mise en page. La structure du dossier doit être lisible au premier coup d’œil. Préférez les paragraphes au texte en bloc et misez sur la clarté et la concision de votre rédaction.
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Comment présenter le dossier de presse? |
A. La couverture
Sur la première page de votre dossier doivent figurer les informations essentielles : le titre de l’événement, les noms de ceux qui y participent (équipe technique, acteurs, intervenants divers), le nom et numéro de téléphone de la personne chargée des relations avec la presse.
B. Le synopsis
Ensuite vous devez mettre le synopsis de votre évènement. S’il s’agit d’une pièce de théâtre le synopsis correspond au résumé de l’histoire, si votre évènement est plus complexe le synopsis reprendra chaque éléments de votre événement pour en faire une sorte de présentation détaillée.
C. La note de production
Les « notes de production » sont là pour donner plus de détails sur l’évènement. Elles doivent expliquer le pourquoi d’un tel événement, comment vous est venue l’idée de ce projet, informer sur sa problématique, livrer au besoin quelques anecdotes, donner des détails sur le montage de l’événement… Evidement, en aucune cas vous ne donnez des informations susceptibles de vous nuire, ne parlez pas de vos échecs, de vos ratés. Cette partie est faite pour donner de la matière au journaliste afin qu’il ne se cantonne pas à une simple brève : « les décors sont de…, les costumes de… ».
D. Présentation des Participants et des Intervenants
Enfin vous devez faire un paragraphe sur chacun pour des intervenants et acteurs qu’ils soient personnes physiques ou personnes morales(association ou autre). Il est important de montrer les différentes articulations du projet, le panel de compétences qui en serviront la réalisation. Mettez en avant, si possible, la présence de professionnels dont le nom est reconnu ou du moins dont le nom évoquera quelque chose au journaliste.
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La diffusion |
| L’envoi du dossier de presse doit se faire au moins un mois avant la date de l’événement. Si vous optez pour un envoi papier, vous ne devez imprimer que sur le recto. Sachez toutefois qu’il est de moins en moins utilisé, au profit de l’envoi par email. L’envoi papier vous permet de balayer large mais à un certain coût. L’envoi par email est tout aussi massif mais son coût est inexistant.
Dans ce cas-là, vous devez créer un fichier PDF. Pour en réduire au maximum la taille, paramétrez l’enregistrement des illustrations et des photos en 72 dpi. Evitez d’utiliser le format Word si vous souhaitez présenter des graphiques ou d’autres illustrations. Envoyez le dossier en fichier joint à un email de présentation ou encore proposer au journaliste de télécharger directement le dossier sur votre site Internet.
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