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Le Budget Prévisionnel |
La maîtrise de la gestion vis-à-vis, entre autre, des collectivités qui vous subventionnent est l’une des clés de votre succès. Cette fiche vous permettra de vous familiariser avec le langage assez hermétique de la comptabilité, puisque de toute façon vous êtes contraint de l’utiliser, ne serait-ce que pour vos demandes de subvention ou de partenariats. |
L'utilité du budget prévisionnel |
| Ce budget vous permet d’évaluer à l’avance les dépenses envisagées et les ressources nécessaires à votre projet. Il doit être approuvé par l’assemblée prévue par les statuts. Vous devez sans cesse y faire référence pour savoir où vous en êtes de vos dépenses par rapport à vos prévisions et à la réalité de vos recettes. Cela vous évitera d’être en déficit et de devoir assumer les reproches de vos collaborateurs.
Notez que si vous établissez un budget « de fonctionnement », c’est-à-dire votre budget annuel, celui-ci s’étendra sur toute la période de l’exercice ( qui correspond à une année civile) et devra être suivi d’un bilan arrêté au 31décembre. Dans le cas d’un projet, vous devrez réaliser le bilan dans les semaines suivant la réalisation de cet événement.
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Etablir le budget prévisonnel |
| Le budget se présente en deux colonnes : à droite, l’origine des ressources ou produits, à gauche, l’emploi des ressources ou charges. Vous devez tout écrire face à face avec des sous-totaux correspondants, charges et produits concernant une même activité. Cela facilite la lecture du budget et permet de savoir immédiatement quels secteurs sont déficitaires et quels secteurs sont bénéficiaires. Vous devez détailler vos listes mais essayez de trouver un juste milieu entre un listing inutile au jour le jour de toutes les dépenses et de toutes les recettes et, à l’inverse, un résumé répartissant le budget en trois ou quatre grandes catégories grossières. Vous devez donner l’impression de vouloir informer clairement.
Charges : Chiffrez l’intégralité de vos envies aussi précisément que possible ( frais artistiques, charges sociales, déplacements, défraiements, droits d’auteur, téléphone, assurance, buffet….)
Produits : Faites un état réaliste des recettes espérées. N’équilibrez pas votre budget en gonflant les ventes possibles ou le prix des billets. Renseignez-vous à l’avance sur les aides ou subventions auxquelles vous pouvez avoir droit. Incluez dans les produits mécénat, cotisations, produits de vente divers, reprise de provision,…
Pour parvenir à équilibrer votre budget, cernez les priorités dans vos dépenses ( quitte à renoncer à certaines) pour les faire correspondre aux recettes attendues.
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Faut-il valoriser le bénévolat et les prestations en nature? |
| Vous n’êtes pas obligé d’estimer la valeur du temps de travail des bénévoles mais c’est une manière de montrer à vos partenaires que vous ne voulez pas les abuser quant au volume de votre budget. Faire cette estimation permet d’informer sur le coût des prestations si ces bénévoles avaient été des professionnels. Vous pouvez donc inscrire cette valeur dans la colonne des produits en tant que recette immatérielle apportée par les adhérents, et dans la colonne des charges au titre de coûts immatériels de prestations fournies. Toutefois, il convient de distinguer ce poste des autres réels flux d’argent.
De la même manière, vous pouvez estimer les services offerts gratuitement par une collectivité ou par fournisseur ou encore par un particulier.
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Doit-on acheter ou louer du matériel amortissable? |
| Si vous décidez d’acheter, cela vous permet de négocier le prix d’achat dans la mesure du possible et de rester libre de revendre à n’importe quel moment. Mais en contre partie, vous allez diminuer votre fond de roulement et être obligé d’amortir, donc d’augmenter les charges et de trouver des produits correspondants ( une subvention d’investissement par exemple).
A l’inverse, louer vous évite de mobiliser des fonds et de prévoir un amortissement. Mais vous aurez bien évidemment des termes à payer ( charges de fonctionnement) incluant les frais financiers du fournisseur. Pensez que vous êtes tenus par des échéances, que vous ne pouvez y couper.
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Quel est votre statut fiscal? |
| Tout dépend de la rédaction de vos statuts et de vos objectifs, de la fréquence de vos manifestations, des services rendus à vos membres ou au public, du volume de vos chiffre d’affaires. Vous pouvez le déterminer avec un comptable ou avec le correspondant « association » de votre préfecture. |
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